手続き

今回の記事は正社員を雇ったとき、どのような入社手続きを踏めばよいのか?ということについて。

最初に断っておきます。

どういう書類が必要なのか、どのくらいの期限でやらなければいけないのか、など正確なもの、正式なものを知りたい人は、その道のプロが書いてあるもっと詳しいサイトをご覧ください。

私はあくまでも、今回正社員講師を雇った自分自身が行った流れを書いていきます。

なので、「本当はこういう書類も必要だぞ!」というようなことがあっても、一切責任は取りません!悪しからず…。

内定通知書等送付

面積が終わりました。この人と働きたい!と採用を決めました。

電話をしましょう。

「内定を出しますので、書類を送らせていただきます。」と。

で、ここで中途採用者ならぶっちゃけトークを入れます。

「ぶっちゃけ来てもらえますか?」みたいに。完璧に来てもらえない人に送っても仕方ないんで。

この段階で送る書類は以下の2つ。

・内定(採用)通知書

・入社承諾書

『入社承諾書』は返信してもらわないといけないので、切手を貼った返信用封筒も同封します。こういうワンポイントも直前逃亡を防ぐために1ミリでも働けば…ということで。

入社承諾書の返信期限は1週間です。ま、1週間で返信が来ないようなら入社の意志はないんだな、と。

もう少し期限が欲しい、と言われた場合は、その方は他社が第一志望なので相当有望株でなければ、その時点で内定は取り下げます。ま、相当の有望株なら第一志望の他社に決まっちゃいますけどね。(そういうのを待ってると時間の無駄になるじゃないですか。次の人の採用活動も遅れるし。)

労働契約書等送付

『入社承諾書』が無事返送されてきたら、今度は入社に必要な書類を一式送ります。で、これらの書類に関しては、入社日に持ってきてもらうように通知します。(送る前に電話で一報入れます。)

ここで送る書類は以下の通り。

・労働契約書

・給与振込先兼振込同意書

・給与所得者の扶養控除(異動)申告書

・通勤手当支給申請書(もしくは自動車許可申請書)

・従業員服務規律

・健康保険被扶養者(異動)届(健康保険の扶養にいれる親族がいる場合のみ)

で、ここで同時に入社日に持ってきてね~、という他の書類についても知らせておきます。以下は従業員になる方が用意しないとダメな書類です。

・健康診断書

・マイナンバー(コピーでよい)

・年金手帳(基礎年金番号が分かればよいのでコピーでよい)

・源泉徴収票(年度中に前職がある場合)

・雇用保険被保険者証(以前に加入していた場合のみ)

ということで、結構たくさんの書類が必要なんですね~。

ちなみに私がいつも苦戦するのが源泉徴収票なんですよね…。コレ、前職の会社がなかなか出さないケースが多いんですよ、とくに中小零細企業とかで働いていた人の場合。

いや、面倒くさいのは分かりますけど、さっさともらわないと困るのコッチなんで…。ちなみに私は逆の立場になったときは、退職者に源泉徴収票を速攻で渡します。だって、いつになっても回収できない労務関係のイライラ知ってますから…。

社会保険など手続き

必要なもの(持参すべきもの)

ハイ、ここからが相当に実務的な話をしていきますよ。

ズバリですね、社員の社会保険の手続きをしに行く上で必要なものは以下のものです。

・社員のマイナンバー

・社員の年金手帳のコピーでもなんでも、基礎年金番号が分かるもの(マイナンバーがあれば必要なし?)

雇用保険被保険者証(被保険者番号が分かればよい。)

・事業所の健康保険・厚生年金の事業所整理記号が分かるもの(たとえば『標準賞与額決定通知書』や『健康保険被扶養者届』など整理記号が分かれば何でもいい。)

・雇用保険適用事業所の事業所番号がわかるもの(『雇用保険適用事業所設置届』など)

会社の社判(ゴム印)

ゴム印

何か書類を記入していかないといけないの?どういう書類が必要なの?って皆さん、迷いますよね?

で、ネットで色々調べるわけです。で、ネットでダウンロードしてプリント出力して書いていくわけです。でね、実際持って行って「あ、コレはちょっと違う書式ですね…。」とか「あ、ここはコレを書くんではないんですね…。」とか、言われるわけですよ。それで結局、1から書き直すという…。

上のものを用意したら、書類なんか気にせずにとりあえず年金事務所に行ってください。あとハローワークに行ってください。行けば書類を用意してくれます。で、書き方を丁寧に説明してくれてすぐ終わります。

こういう手続きって、初めての人だと難しく思うかもしれませんけど、記入に必要な番号とか分かっていれば、とりあえず年金事務所とかハローワーク行っちゃえば教えてくれますから。手取り足取りどこに何を書けばいいのか、対面で教えてくれますから。

初めて人を雇うときは適用事業所の申請関係の書類とかが多いんでもっと大変ですけど、2人目以降はとりあえず上のものを持って行っちゃってください。待ち時間がなければ合計20分くらいで終わります。(移動時間は知りません。)

あと最後の社判(ゴム印)ですけど、コレ、経営やっていく上で必須です…。いや、手続き上困るとか、これないと書類が通らないとかは一切ないんですけど、物件契約にしても役所の手続きにしても、社判がないといちいち手書きですから。最初のうちは、手書きでもいいかもしれませんけど、だんだん契約するものも多くなったり、手続きも多くなったりすると、手書きってとんでもなく面倒くさいですからね…。

塾が入ってる建物(アパートとかビル)の名前が異様に長かったりすると、住所書く度に相当ストレスためます…。

で、前に印鑑の記事でも紹介しましたけど、私はハンコ系はすべて”はんこプレミアム”で揃えていますので、一応リンクを貼っておきます。

「なんで、はんこプレミアムなのか?」

Mr.MMr.M

安いからに決まってんでしょうがッ!

はんこプレミアムのサイトを見てみる。

はんこプレミアム